Loonheffingen

WKR vrije ruimte 2025: hoeveel mag je werknemers onbelast geven?

De werkkostenregeling (WKR) bepaalt hoeveel je je werknemers (en jezelf als DGA) onbelast mag vergoeden of geven. In 2025 en 2026 is de vrije ruimte 2% over de eerste € 400.000 loonsom en 1,18% daarboven. Ga je daarover heen, dan betaal je 80% eindheffing.

Deze gids gaat over 2025. De percentages van 2026 zijn gelijk; de eindheffing over 2025 reken je af in de aangifte loonheffingen van begin 2026.

Wat is de werkkostenregeling?

De werkkostenregeling (WKR) bepaalt hoeveel je als werkgever onbelast mag vergoeden of geven aan je werknemers. Er is een vrije ruimte (een percentage van je loonsom) die je naar eigen keuze mag gebruiken, en daarnaast een lijst met gerichte vrijstellingen.

De vrije ruimte 2025

Praktijkvoorbeeld berekening

Bv met fiscale loonsom van € 600.000:

• Eerste schijf: € 400.000 × 2,00% = € 8.000
• Tweede schijf: € 200.000 × 1,18% = € 2.360
• Totaal vrije ruimte: € 10.360

Wat kun je in de vrije ruimte onderbrengen?

Vergoedingen en verstrekkingen die niet onder een gerichte vrijstelling of nihilwaardering vallen. Je moet ze vooraf aanwijzen als eindheffingsloon. Bijvoorbeeld:

• Kerstpakketten en personeelscadeaus
• Een personeelsuitje of feest buiten de werkplek, bijvoorbeeld in een restaurant
• Sportabonnementen en gezondheidsprogramma's
• Een eindejaarsuitkering of ander geldbedrag, zolang dat in jouw bedrijf gebruikelijk is
• Kleding die ook buiten het werk gedragen kan worden
• Kinderopvang die je vergoedt of regelt

Een feest op je eigen werkplek valt er meestal niet onder: de drankjes en hapjes daar (geen maaltijd) tellen niet mee.

Gerichte vrijstellingen: buiten de vrije ruimte

Deze vergoedingen gaan niet af van de vrije ruimte, als je ze aanwijst en aan de voorwaarden voldoet:

• Reiskosten: tot € 0,23 per km in 2025, voor zakelijke ritten en woon-werkverkeer
• Openbaar vervoer voor zakelijke reizen en woon-werkverkeer
• Telefoon, laptop, tablet: als ze nodig zijn voor het werk (het noodzakelijkheidscriterium)
• Cursussen, opleidingen en vakliteratuur voor het werk
• Verhuiskosten voor het werk: tot € 7.750, plus de kosten van het overbrengen van de inboedel
• Thuiswerkvergoeding tot een vast bedrag per dag

Twee dingen die vaak in zo'n lijst staan, werken anders:

• Fiets van de zaak: geen vrijstelling, maar een bijtelling van 7% van de waarde per jaar bij de werknemer
• Maaltijden in de bedrijfskantine: geen vrijstelling, maar een vast bedrag per maaltijd dat als loon telt (tenzij de werknemer dat zelf betaalt)

Eindheffing bij overschrijding

Ga je over je vrije ruimte heen, dan betaal jij als werkgever een eindheffing van 80% over het deel erboven. De werknemer betaalt er zelf geen belasting over.

Voorbeeld overschrijding

Bv met € 10.360 vrije ruimte geeft € 15.000 aan WKR-uitgaven:

• Vrije ruimte verbruikt: € 10.360 (geen heffing)
• Overschrijding: € 4.640
• Eindheffing: € 4.640 × 80% = € 3.712

Of 80% eindheffing duurder is dan het bedrag als gewoon loon uitbetalen, hangt af van het tarief van de werknemer. Reken het na als je vaak over de vrije ruimte heen gaat.

WKR voor de DGA

Is jouw loon van € 56.000 (2025) het enige loon in de bv, dan is de vrije ruimte € 1.120 (€ 56.000 × 2%). Daaruit kan de bv onbelast geven, bijvoorbeeld:

• een kerstpakket of cadeau
• een personeelsuitje
• een sportabonnement

Cursussen en vakliteratuur hoeven niet uit de vrije ruimte: die vallen onder een gerichte vrijstelling. Heeft je holding minstens 95% van de aandelen van de werkmaatschappij, dan kun je met de concernregeling de vrije ruimte voor de bv's samen berekenen.

Wanneer betaal je de eindheffing?

Je rekent het hele jaar in één keer af, na afloop van het jaar: uiterlijk in de aangifte loonheffingen over het tweede tijdvak van het jaar erna. Bij maandaangifte is dat de aangifte over februari, bij aangifte per vier weken het tweede tijdvak van vier weken.

Concreet: de eindheffing over 2025 geef je uiterlijk aan in de aangifte over februari 2026 (of over het tweede tijdvak van vier weken van 2026).

Administratie WKR

Bewaar voor elke WKR-uitgave:

• Bon of factuur (datum, bedrag)
• Omschrijving van de uitgave
• De aanwijzing als eindheffingsloon in je loonadministratie, vooraf gemaakt
• Bij gerichte vrijstellingen per werknemer: wat je hebt vergoed

Zonder aanwijzing telt het bedrag als loon van de werknemer, met loonheffing en premies. Achteraf aanwijzen kan niet.

Rekenvoorbeeld: kerstpakketten en een personeelsuitje

WKR-strategie: optimaal benutten

1. Plan vooruit: reken aan het begin van het jaar je vrije ruimte uit (2% van de loonsom tot € 400.000) en plan kerstpakketten en uitjes binnen dat bedrag.
2. Gebruik eerst de gerichte vrijstellingen: vergoed opleidingen, noodzakelijke apparatuur en reiskosten via de gerichte vrijstellingen, en houd de vrije ruimte over voor de rest.
3. Spreid uitgaven over jaren: de vrije ruimte geldt per jaar en schuift niet door. Liever elk jaar iets kleiners dan eens in de paar jaar iets groots.
4. Vier feest op de werkplek: drankjes en hapjes daar (geen maaltijd) tellen niet mee voor de vrije ruimte.

Hoe belastingaangifte.ai WKR berekent

Upload je jaaropgaven en je WKR-administratie. De A.I.:

1. Berekent fiscale loonsom uit jaaropgaven
2. Berekent de vrije ruimte (2% en 1,18%)
3. Haalt de uitgaven voor de vrije ruimte uit je loonadministratie
4. Berekent een eventuele eindheffing van 80%
5. Maakt een invulhulp voor de aangifte loonheffingen met de eindheffing